Es un sistema de información, basado en tecnología WEB, que permite la administración de los documentos enviados y recibidos por la organización y la administración de los inventarios de los expedientes en el archivo central. Es una herramienta flexible y parametrizable diseñada acorde a las normas y técnicas vigentes en archivística establecidas por el Archivo General de la Nación - AGN. y la norma ICONTEC 4095. Su construcción ha sido basada en el conocimiento de consultores expertos en los temas de gestión documental, gestión electrónica de documentos, digitalización de imágenes y profesionales en archivística.
VENTAJAS
- Sencillez y accesibilidad: de una forma sencilla y rápida se tiene acceso a toda la documentación de la empresa.
- Seguridad: la información se encuentra más segura contra pérdidas, y contra accesos no autorizados.
- Ahorro: reducción del espacio físico de almacenamiento, y del tiempo empleado en hacer búsquedas y en almacenar información sin salir de su oficina.
- Uso compartido: La documentación es accesible por todos y como recurso colectivo. Esto evita duplicaciones, gastos en copias, etc.
- Productividad mejorada: la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.
DESVENTAJAS
Si bien es cierto de las desventajas más comunes que tiene la aplicación de una nueva tecnología es el factor económico.
- Coste de implantación: Implantar uno de estos sistemas puede suponer un alto costo económico.
- Tiempo de implantación: si el volumen de datos a introducir en el sistema la primera vez es muy grande, puede llevar mucho tiempo y recursos esta digitalización.
OBJETIVOS BÁSICOS
- Hacer más fácil a las personas trabajar con los documentos. Cada persona sabe qué documentos tiene que guardar, cuándo, cómo y dónde. Cada persona sabe cómo encontrar en poco tiempo los documentos adecuados cuando los necesita.
- Conservar la memoria de la organización, más allá de los individuos que trabajan en ella, y así poder aprovechar el valor de los contenidos en los que queda plasmada la experiencia, evitando empezar de cero sobre los aspectos en los que hay experiencia acumulada.
ANÁLISIS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
- LOS ARCHIVOS EN PAPEL
La mayoría de las empresas aún no
han abandonado el soporte en papel,
incluso hay una cultura de
imprimir en papel los documentos electrónicos, lo
cual supone una redundancia.
Además como por ahora los documentos
electrónicos no tienen validez
legal, aunque ya se ha empezado con la factura
electrónica, todavía nos queda
mucho tiempo en que determinados
documentos tendrán que
conservarse en papel.
La gestión de los documentos en
papel es un grave problema para las
empresas por el espacio que
ocupan, por la multiplicidad de copias que se
hacen y por el caos en sus
sistemas de archivo
El sistema de gestión documental
debe establecer:
1) los documentos que deben
conservarse en papel, eliminando las copias innecesarias,
2) cómo se deben almacenar para hacerlos accesibles
3) la forma en que deben eliminarse todos los
demás.
- LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Casi el 100% de los documentos
que genera una empresa lo hace en formato
electrónicos, pero como hemos
dicho antes el documento electrónico es sólo
un estado intermedio que sirve
para la realización del documento en papel.
Otro problema que se plantea es
el almacenamiento en la memoria del
ordenador de dichos elementos
electrónicos, porque si bien cada vez es más
barata la memoria de
almacenamiento, la verdadera dificultad es buscar los
ficheros y generar copias de
seguridad de los mismos, considerándose un serio
problema de gestión.
La gestión de documentos
electrónicos requiere sistemas que cumplan las
siguientes funciones:
1. Organizar racionalmente los
directorios informáticos y los accesos a los
mismos.
2. Eliminar las copias y
versiones de un mismo documento.
3. Establecer un sistema de salvaguarda de la
integridad de los documentos.
