WORFLOW

Se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecuencia de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas  de un proceso de negocio. Su definición y control tareas recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.

Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del worflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales.

La evolución de worflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según normas o procedimientos previamente definidos.

Beneficios del Workflow o flujo de trabajo

Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:

• Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.
• Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.
• Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.
• Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.
• Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
• Integración de procesos empresariales.

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE WORKFLOW

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información
• Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos
• Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan
• Facilitar la movilidad del personal
• Soportar procesos de reingeniería de negocio
• Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

APLICACIÓN DE LOS WORKFLOWS

Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo. 

Un sistema Workflow va más allá y se caracteriza, principalmente, por una adecuada integración con sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc., permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios procesos de negocio interrelacionados. 

USOS DE WORKFLOWS 

WOORKFLOWS MANUALES, 

Son los que se establecen en un documento que contiene reglas, secuencias de operaciones, listas de datos posibles, identificación de los V°B°, etc. y también incluyen un diagrama de flujo del proceso. Este tipo de documento es lo que se llama Procedimiento. En este procedimiento pueden intervenir sistemas computaciones como ser: correo electrónico, planillas de cálculo, ERP, etc. 

WORKFLOWS IMPLÍCITOS

Estas son secuencias de operación que la lógica de un sistema sugiere utilizar, normalmente corresponden a un proceso de negocios, por ejemplo la secuencia: Cotización à Nota de Venta à Picking à Despacho à Factura à Pago.  Permiten establecer una secuencia entre una transacción y la siguiente, pero no controlan que persona es responsable de ejecutar cada transacción y en qué período de tiempo. 

WORKFLOW AD-HOC, 

Estos son los que una organización puede utilizar para diseñar y construir a la medida,

se supone que la ventaja competitiva las corporaciones hoy la obtienen por medio de la

innovación en sus procesos de negocios, es decir en la manera como ejecuta sus

operaciones. y es aquí donde entran con fuerza los Workflows porque con ellos es

posible establecer secuencias de operación controlables y medibles.

 WORKFLOW CORPORATIVO

Existen poderosas razones para implementar una solución de WorkFlow Corporativo: 
La posibilidad de eliminar los papeleos, con el consiguiente ahorro en archivos, mensajeros, labores secretariales, etc. 
Se eliminan los tiempos muertos propios del traslado de un papel de un escritorio a otro. 
Se cuenta con una base de datos en que están todos los documentos de la empresa, permitiendo mecanismos ágiles de acceso. 
Se conoce en detalle qué ocurre en cada proceso de la empresa y es posible analizar esta información con un sistema de gestión basado en WorkFlow. Dicho sistema se convierte en el "panel de control de la empresa", en el cual se refleja el estado de cada proceso y es posible visualizar interrelaciones que de otra forma permanecerían ocultas. 

WORKFLOW DE APLICACIÓN

son aquellos que vienen incluidos en una aplicación con secuencias pre-establecidas y

con la posibilidad de parametrizarlos, esto los he encontrado en los ERP y son los que

claramente corresponde a un workflow según lo plantean las organizaciones que están

definiendo los estándares para los workflows, Estos se encuentra en sistemas

como  SAP ECC. 

 WORKFLOW DOCUMENTAL

estas son secuencias típicamente relacionados con un documento, sea para la

aprobación de su distribución o para autorizar algún tipo de operación. Por ejemplo: autorizar la publicación de una nueva norma, definir la creación de un nuevo código de productos. Estos workflow se generan con el soporte de algún software como ser Lotus, SAP KM, etc. que básicamente controlan la secuencia de ejecución y operan sobre un formulario, el que van pasando de persona en persona, sea para completar datos o para dar autorizaciones (V°B°). 

AUTOR:  MARILUZ AREVALO